איך בוחרים תוכנות לניהול העסק בצורה נכונה?

שלבים לבחירה של תוכנות לעסק

השלב הראשון, הוא להבין לאילו תוכנות בית העסק זקוק. למשל, ישנן תוכנות בסיסיות שכל בית עסק זקוק להן, דוגמא תוכנת הנהלת חשבונות מומלצת שתאפשר לו לקבל נתונים ולהשתמש בהם בצורה נכונה, להפיק דוחות, לספק תמונת מצב מלאה ומדויקת אודות ניהול החשבונות של העסק, בהקשר של הוצאות, הכנסות ואודות.

בדרך כלל, במסגרת אותן תוכנות שבית העסק זקוק להן אפשר למצוא גם תוכנות לניהול מלאי (אלא אם מדובר בבית עסק המספק שירותים), תוכנות לניהול משאבי אנוש, CRM ותוכנות נוספות.

אפשר כמובן למצוא תוכנה אחת המשלבת את כל הנתונים ביחד. אך במקרים רבים, בתי העסק יעדיפו לעבוד עם תוכנות שונות, בין אם זה מסיבות כלכליות ובין אם זה מסיבות אחרות.

השלב השני, יש לאפיין את צרכי העסק. ישנם הבדלים בין תוכנות לניהול מלאי, כפי שישנם הבדלים בין תוכנות משאבי אנוש או תוכנות אחרות. כל תוכנה מציעה צורת עבודה אחרת, פרמטרים ופיצ'רים שונים, יכולת הפקת נתונים משלה ועוד. בעל עסק צריך לאפיין את הצרכים שלו בשביל לבחור את התוכנה הטובה ביותר מבחינתו.

השלב השלישי, היא לבחור את התוכנה הטובה ביותר. כשניגשים לבחור תוכנה מסוימת, צריך לזכור שזה לא רק קשור לשאלה מה העסק צריך אלא גם מה התוכנה מספקת, מעבר לשאלת נתונים וסגנון עבודה. לדוגמא, איזה שירות צוות החברה המספק את התוכנה מציע ללקוח, זמינות השירות, באיזו תדירות ישנם עדכונים לתוכנה, איך אפשר להשתמש בה (תוכנה פיזית או כזו שמופעלת על שרת ענן) ועוד. אלו דברים שחשוב מאוד לבחון בשביל לבחור בסופו של דבר את התוכנה הנכונה.

אחרי כל זה, ניגשים להטמיע את התוכנה בבית העסק ואז גם מלמדים ומדריכים את העובדים כיצד להשתמש בה. חשוב שכולם ידעו איך לעבוד איתה ולהשתמש בה בסטנדרטים אחידים.

מדוע חשוב להשתמש בתוכנות לניהול עסק חכמות?

יש משמעות לשימוש בתוכנות לניהול עסק מתקדמות ובאופן ספציפי, בשימוש בתוכנות ניהול מלאי, תוכנות הנהלת חשבונות או תוכנות אחרות. הן מייצרות הרבה מאוד נתונים ומאפשרות לבעל העסק לשמור אותם ולהשתמש בהם, הן מאפשרות לייצר תהליכי עבודה יעילים ונכונים ובעיקר עוזרים לבית העסק לייצר סטנדרטיזציה של תהליכי עבודה נכונים לאורך זמן.