השילוב המושלם תוכנית עסקית וליווי עסקי

מאת : ירון לוי

חשיבותה של התוכנית העסקי

התוכנית העסקית הינה תחזית מפורטת של כלל ההכנסות וההוצאות של עסק ברמה החודשית, וזאת לשנה או לשנתיים הקרובות. מדובר בנדבך חשוב ובסיסי בפעילות של עסקים וחברות מכל המגזרים ובכל היקפי הפעילות, כאשר בעסק קיים היא מהווה תוכנית עבודה הכרחית שמאפשרת לדעת את התקציב, ההוצאות ויעדי המכירה בעל הסעיפים. זהו יסוד להתנהלות נכונה מבחינה פיננסית, עסקית ואסטרטגי המלווה את העסק לתקופה ממושכת ומאפשר לשמור על קו נכון ויציב גם אל מול שינויים ותמורות בענף ובשוק. במקרה של עסק חדש, התוכנית העסקית אומדת את ההיתכנות הכלכלית כמו בעסק קיים תשמש כמצפן ומפה המנחים להתנהלות מאורגנת, ברורה ומקצועית בעתיד הנראה לעין.

למעשה, תוכנית העסקית מתייחסת לכלל מרכיבי העסק, לרבות המוצרים והשירותים, מצבת העובדים, מבנה ההנהלה, קהלי היעד, תחום השיווק והפרסום יסודות כלכליים, תוכניות לצמיחה כלכלית וכן הלאה. בתוך כך, היא מביאה צעדים ריאליים וישימים המבוססים על נתונים מדויקים, אשר מטרתם לנצל הזדמנויות, למקסם נכסים, לתקן בעיות ולשפר ליקויים שקיימים במרכיבים השונים של העסק. ובשורה התחתונה, מטרתה להביא לשיפור הרווחיות ואף להגדלת המחזור, וזאת תוך שמירה על מסלול וכיוון נכון, כאשר בעל העסק יודע איפה הוא נמצא, לאן הוא רוצה להגיע ומהם הצעדים הנדרשים כדי להגיע לשם.

תפקידו של היועץ העסקי

מכיוון שבמרבית המקרים לבעלי עסקים או ליזמים אין ניסיון רב בכתיבה של תוכניות עסקיות, אין את ההשכלה הכלכלית המתאימה, וגם קשה להם להתבונן על העסק בצורה אובייקטיבית – חשוב מאוד להסתייע ביועץ עסקי. היועץ העסקי עוזר בבניית התוכנית העסקית מתחילתה ועד סופה, ובראש ובראשונה הוא מבצע בדיקה מקיפה. כאמור, מדובר בתוכנית המבוססת על נתונים מדויקים ועל היכרות מעמיקה עם הנעשה בעסק, ובדיוק מסיבה זו השלב הראשון הוא דיאגנוזה מעמיקה שמבצע היועץ העסקי.

בדיקה זו מקיפה את מכלול היבטי העסק, לרבות הוצאות הייצור והתקורות, מצבת כוח האדם, הלוואות והתחייבויות לספקים, אפיקי שיווק ופרסום, תמחור, מידת הרווחיות של מוצרים ושירותים, שיטות עבודה, ההתנהלות השוטפת וכן הלאה. כבר לאור הבדיקה הזו יכול היועץ העסקי לספק תובנות והמלצות לשיפור, תוך זיהוי של בעיות ונקודות תורפה לצד נכסים חיוביים, ומספק פרספקטיבה מקצועית, אובייקטיבית ולא פעם חדש עבור בעל העסק. אולם התובנות וההמלצות אינן נשארות בחלל האוויר, אלא כאמור נמזגות אל תוך התוכנית העסקית בצורה ישימה וברורה.

ליווי עסקי לאורך זמן

יש בעלי עסקים המסתפקים בתהליך ייעוץ עסקי המסתכם בבניית התוכנית העסקית, קבלת התמונה המלאה, הגדרה היעדים והצעדים הנדרשים לשיפור, התייעלות והגדלת רווחיות. יחד עם זאת, ישנו יתרון גדול מאוד בקבלת ליווי עסקי המספק ביחד עם התוכנית העסקית מענה מושלם לבעל העסק. ראשית, יש להדגיש כי גם בניית התוכנית העסקית עצמה אינה נעשית בחלל הריק, ואינה בגדר "הנחתה" של פקודות מלמעלה. נהפוך הוא, את התוכנית העסקית בונה היועץ העסקי עם בעל העסק בעבודה משותפת ובגובה העיניים. לאורך העבודה המשותפת לומד בעל העסק לתת אמון ביועץ העסקי ולהעריך אותו לאור תובנותיו והמלצותיו, ואמון זה מהווה בסיס לביצוע השינויים המתבקשים של התוכנית העסקית, שלעיתים מצריכים יציאה מאזור הנוחות.

יחד עם זאת, יישום התוכנית העסקית ושמירה על הקו הנכון לאורך תקופה של שנה או שנתיים, אינו עניין של מה בכך. למען מטרה זו כדאי לקבל ליווי עסקי מאת היועץ העסקי שבנה את התוכנית. מדובר באדם שמטבע הדברים כבר מכיר היטב את העסק על היבטיו השונים, מפני שהוא שבנה את התוכנית העסקית לאור בדיקה מעמיקה. לפיכך, הוא עומד לרשות בעל העסק ויכול לתת לכל אורך הדרך המלצות ופתרונות בזמן היישום של התוכנית העסקית, והעברתה מן הכוח אל הפועל.

אין זה בהכרח מעבר חלק וקל: לעיתים מתגלים על הדרך מכשולים, אתגרים וחסמים אישיים ומקצועיים המקשים על ביצוע השינויים והצעדים המתבקשים, וכאן לניסיונו הרב של היועץ העסקי יכול להיות ערך רב. כמו כן, לעיתים מתגלים פערים בין ההערכות והתחזיות של התוכנית העסקית באשר להוצאות וההכנסות המשוערות, ובין המצב בפועל. מאחורי פערים אלו יכולות להיות סיבות רבות, החל בכניסה של טכנולוגיות חדשות, דרך מתחרים חדשים, שינויי מגמות ואירועים כלכליים ברמה המשקית. לפיכך, במהלך הליווי העסקי היועץ העסקי מנטר את המצב המשוער מול הנעשה בפועל, ובמידת הצורך ממליץ על שינויים מתבקשים בתוכנית העסקית.

סיוע במישורים רבים של הפעילות העסקית

לשילוב בין תוכנית עסקית וליווי עסקי יש עוד יתרונות משמעותיים. מצד אחד, התוכנית העסקית נותנת את המפה והמצפן שאיתם עושים את הדרך, בעוד היועץ העסקי מסייע בכוונון בעת הצורך. מצד שני, עדיין ישנם היבטים מגוונים בעסק שיש לתת להם מענה מקצועי בשוטף, וכאן הליווי העסקי נותן תרומה גדולה. לדוגמא, היועץ העסקי עוזר לפקוח עין על המצב הפיננסי של העסק בכל עת ולנהל אותו בצורה נכונה. בין היתר, הוא מסייע בניהול תזרים מזומנים באופן מקצועי ושוטף, מייעץ בחשיבה על שימוש במקורות המימון הקיימים ובנטילת הלוואות, בהבנת המצב הכלכלי לאשורו, בבניית דוחות כלכלים מיוחדים, וביצירה של ארגון וסדר בכל הקשור לפן הפיננסי.

בנוסף, היועץ עסקי מביא עימו ארגז כלים ניהולי העומד לרשות בעל העסק בכל עת, ועוזרים לו להתפתח מבחינה אישית ומקצועית. מדובר בכלים כמו ניהול הזמן האישי, תקשורת אפקטיבית, ניהול מו"מ, מתן דוגמא אישית, מידת המעורבות בעסק, האצלת סמכויות וכן הלאה. הלמידה והיישום של הכלים הללו תורמת רבות לניהול אפקטיבי של העסק, לשיפור המורל של העובדים ולשיפור שביעות הרצון של הלקוחות, למניעת בזבוז מיותר של משאבים ועוד.

מעבר לכך, היועץ העסקי הוא דמות משמעותית התומכת ומהווה עוגן מקצועי עבור בעל העסק לאורך כל תקופת הליווי. הוא מסייע בעת התלבטויות, משיב על שאלות, עוזר בקבלת החלטות מהותיות, ומביא המלצות לשיפורים במגוון תחומים. לדוגמא, היועץ העסקי יכול לסייע בקבלת החלטות הנוגעות לערוצי השיווק הרלוונטיים ביותר לעסק בהתאם למגמות המשתנות, לקהלי יעד ושווקים חדשים שמעוניינים לפנות אליהם, וגם יכול להפנות לבעלי מקצוע מיומנים ובעל הצלחות מוכחות – למשל בכל הקשור למדיה הדיגיטלית. כמו כן, היועץ העסקי יכול לסייע בבניית תגובות לצעדים שונים של המתחרים, בפנייה אל ספקים חדשים ובניהול מו"מ מולם, בשיפור תהליכי המכירה בעסק, בשינויים בתמחור לאור שינויים בעלויות חומרי הגלם או מצוקת תזרים, בפנייה אל בנקים וגורמי מימון נוספים תוך הצגה של תוכנית עסקית חיובית ומשכנעת, ועוד.

אם כן, השילוב שבין תוכנית עסקית ובין ליווי עסקי לאורך זמן מספק את המענה האידיאל לבעלי עסקים, המעוניינים לעלות על המסלול הנכון להגדלת רווחיות ואף המחזור ולשמור על המגמה לאורך תקופה ממושכת.