הקורונה נשארת מאחור, זה הזמן להוקיר את העובדים ולחגוג

ארגונים ועסקים רבים בישראל נאלצו ליצור התאמות שונות למצב החדש שנפל על חיינו יש מאין, חלקם עברו לניהול תקשורת ושגרה מרחוק באמצעות "הזום" וכלים טכנולוגיים אחרים, ונמנעו מקיום מפגשים עסקיים ובעיקר חברתיים דוגמת ערבי צוות, אירועי הוקרה וכו'. בעולם הארגוני המודרני של ימנו, אירועי חברה הם חלק בלתי נפרד מתוכנית ארגונית שנתית אשר מלווים במטרות מוגדרות, בניהן יצירת מרחב בלתי-אמצעי, העברת מסרים, הוקרה ושמירת הקשר עם העובדים, ושימור של מחויבות לארגון. ישנם ארגונים הנוהגים לכנס אירוע חברה מדי רבעון וישנם כאלה המסתפקים בפעם בשנה, אולם בכל המקרים מדובר באירוע מושקע, הן בחשיבה ובתכנון והן בהשקעה הכלכלית.

הקיץ המתקרב לצד האופטימיות ופתיחת המשק המחודשת מביאה ארגונים רבים למהר ולסגור אירוע חברה במטרה להשלים את החסר ולייצר לעובדים חוויה מפנקת ומהנה לאחר שנה קשה ומאתגרת. תכנון האירוע, בייחוד כאשר הדבר נעשה בזמן קצר יחסית, מצריך חשיבה על מספר פרמטרים מרכזיים דוגמת:

1. בחירת הלוקיישן – ראשית ולפני הכל, יש לבחור מקום לאירוע עסקי מתאים הן מבחינת המיקום הגאוגרפי וכמובן בגודל ויכולת ההכלה בהתאם לכמות המשתתפים הצפויה, והן בהתאם ליכולת של המקום להתאים את עצמו ברמת העיצוב, המיתוג וצרכים נוספים של האירוע. מקומות או מתחמים הנוהגים לארח אירועים עסקיים יעמידו לרוב לטובת האירוע מסכי לד להצגת תמונות, מצגות וסרטונים, עמודי טוטם למעטפת מיתוג ולמעשה יהפכו את המקום לממותג ומותאם לחברה המארחת.
2. כמות האנשים כמובן - בשנה החולפת למדנו כי שינויים בהנחיות משרד הבריאות והממשלה עלולים לעתים להגיע גם בין יום, ואפילו במצב האופטימי ובאווירת סוף המגיפה הקיימת לאחרונה, כדאי להביא בחשבון שינויים אפשריים במצב ובהנחיות. לצורך העניין, ההנחיות האחרונות כרגע מאפשרות אירוח אלפי עובדים תחת תנאי "התו הירוק", משמע מחוסנים או מחלימים בעלי תו ירוק בתוקף (חצי שנה ממועד החיסון או ההחלמה). במידה והאירוע מתוכנן לחודשי האביב והקיץ ועד לחודש אוקטובר, בזכות מזג אוויר נוח, מומלץ לבחור מקום המאפשר אירוע פתוח בחוץ, מה שיהווה יתרון ויאפשר כמות גדולה יותר של משתתפים, גם במקרה של מגבלות כאלו ואחרות.
3. תוכן האירוע - השנה, הרבה יותר מבעבר, עסקים וארגונים ששרדו נוכח המשבר המתמשך, הצליחו לשמר עובדים ולהוסיף לספק שירותים ומוצרים לקהל הרחב, צריכים להודות לעובדים ולהוקיר אותם במיוחד על עבודה קשה בתנאים שונים, תוך ביצוע התאמות ושינויים לאורך כל הדרך. אי לכך חשוב לייצר באירוע תוכן שמעריך ומוקיר, מציין את העובדים ומכיר בחשיבותם, לצד הלמידה והחדשנות שהיו בין הדברים הטובים שקרו בשנה החולפת.
4. ולא לשכוח, אפשרות ביטול - כאמור, המציאות הדינמית, ההנחיות המשתנות ואי הידיעה, למרות האופטימיות הזהירה, מחייבות את המארגנים לחשיבה על כל תרחיש, ובכל תכנון של אירוע יש להביא בחשבון ולדאוג לעגן בהסכם, כי במקרה של ביטול בכפוף להנחיות הקורונה, המזמין לא יהיה מחויב וככל שניתנה מקדמה, זאת תושב לו. שלא נדע, אבל לכל צרה שלא תהיה.