איך בונים תזרים מזומנים

המשמעות של ניהול תזרים מזומנים

תזרים המזומנים משקף את מצב חשבון הבנק ואת מצב ההכנסות מול ההתחייבויות של העסק, ולפיכך ניתן לדעת את שיעור הנכסים הנזילים העומדים לרשותו. באמצעות הדו"ח ניתן לראות מה המצב בחשבון הבנק קדימה לחודשים הקרובים, ומכאן להבין את רמת הנזילות ולקבל החלטות מושכלות עם שקט תעשייתי.

כאמור, מדובר ביסוד ובסיס להתנהלות פיננסית-עסקית נכונה, אך בחלק גדול מהעסקים התזרים אינו מנוהל כהלכה. בפועל, בעלי עסקים רבים לא מקפידים על ניהול שוטף של התזרים עקב העומס היומיומי המוטל עליהם, או שעקב הבנה כלכלית חלקית אינם מבינים את חשיבותו של ניהול התזרים, או נרתעים ממשימה זו שנראית מורכבת. במקום זאת, הם מסתמכים על הדוחות של רואה החשבון, אך הדוחות האלו אינם מאפשרים לגזור את תזרים המזומנים.

ניהול מוקפד באמצעות דו" תזרים מזומנים

אם כן, תזרים המזומנים הוא למעשה תנועת הכספים אל ומבית העסק לאורך תקופה מסוימת, ולפן הכלכלי הזה מוקדש דו"ח תזרים מזומנים המפרט את תנועות הכספים באותה תקופה. ניהול מוקפד של הדוח מאפשר לכם לדעת איך ייראה החשבון בכל יום לכמה חודשים קדימה, ומכאן לבצע תכנון נכון וריאלי של המהלכים העסקיים. למשל, אם יש חריגות צפויות ניתן להתכונן אליהן, ואם יש עודפים אפשר לנצל אותם להשקעות או למשיכת הון.

יתרה מכך, המידע שנותן דו"ח תזרים מזומנים הולך מעבר למה שניתן להסיק מדוחות אחרים, כגון דוח רווח והפסד או דוח פר מוצר או פרויקט. למשל, ייתכן עסק בעל פעילות רווחית על הנייר אך מחזיק הרבה מלאי, מגדיל מאוד את הרכוש הקבוע או שיש לו הרבה חשבונות שצריך לפרוע, ולפיכך עלול להיתקל בבעיה תזרימית. הכספים שרואים בדו"ח רווח והפסד הם ברובם לא נזילים, ומשמשים למשל לכיסוי הלוואות, ההתנהלות השוטפת והאשראי ללקוחות. לכן, הסתמכות על דוחות תקופתיים בלבד, מובילה לסיכון לחריקות באשראי, לנטילת הלוואות לא טובות, לריביות חריגות ונגררות, ולחובות הולכים ותופחים.

לעומת זאת, ניהול מוקפד של תזרים המזומנים באמצעות הדוח מעניק תמונה מהימנה ובזמן אמת של הכספים העומדים לרשותכם, ותורם למשל לניהול נכון ומקצועי של התקציב, ותשלומי המשכורות, לחישובי רווחיות וכדומה. בתוך כך, הוא מאפשר לצפות בעיות פיננסיות מבעוד מועד ולמנוע תזרים חלש או שלילי באמצעות הפחתת תשלומים והוצאות, לעדכן את הבנק לגבי חריקות צפויות מהמסגרת, וגם לקבל מוטיבציה לשינוי המצב כמו הגדלה של המכירות, שינויים במערך הגבייה והתייעלות בתחומים שונים. מעבר לכך, דוח תזרים מזומנים מאפשר להימנע מטעות נפוצה, אך קשה, של הערכת חסר בהוצאות לעומת הערכת יתר בהכנסות.

בקיצור, הוא מספק תמונה ריאלית המאפשרות הסתגלות למציאות וביצוע שינויים נדרשים, ותורם רבות להגדלות היציבות הפיננסית לאורך זמן תוך הימנעות ממצבים בעייתיים העלולים להחמיר לכדי משבר.

הדו"ח נותן תמונה ריאלית שעימה אפשר להסתגל אל המציאות הקיימת ולבצע שינויים נדרשים, ובכל מקרה, ניהול התזרים מסייע להגדיל את היציבות הפיננסית של העסק לאורך הזמן ולמנוע מצבים בעייתיים שיכולים אף להפוך למשבר של ממש.

אז איך בונים את התזרים

כאמור, הבשורות הטובות הן שבניית דו"ח תזרים מזומנים איננה מצריכה רקע מיוחד בכלכלה, ולמרות שיש צורך בקצת מתמטיקה פשוטה המשימה לא נועדה לגאונים. עם זאת, מה שהיא כן מחייבת זו למידה ראשונית שאותה אפשר לעשות עם יועץ עסקי, וכמובן נכונות, התגייסות והתמדה לאורך זמן.

את הדו"ח עצמו ניתן להכין אפילו באקסל, או אם אתם רוצים ישנן גם תוכנות ייעודיות. הוא מתייחס בעיקרון לתקופה הנעה בין 3 חודשים לחצי שנה קדימה ומורכב מ- 3 סעיפים. הסעיף הראשון של הדו"ח יעסוק בהכנסות והוצאות וודאיות של העסק. כאן אתם רושמים למשל החזרים של הלוואות, החזרי מס שמגיעים לכם, לקוחות שמשלמים בהוראת קבע, צ'קים שנרשמו וכיוצא בזאת. שימו לב: בלי קשר לדרך שבה התקבלו ההכנסות או יורדות ההוצאות, יש להכניס אותן לדו"ח ברמה היומית, ואם אינכם מצליחים לעשות זאת ברמה היומית אז לפחות מספר פעמים בשבוע.

הסעיף הכי "מורכב" והכי נרחב בדוח תזרים מזומנים, מפרט את ההוצאות וההכנסות המשוערות, החזויות, אלו שאין לגביהן ודאות מלאה. המורכבות של הסעיף הזה נובעת מכך שאנשים נוטים למלא אותו בהתאם למשאלות הלב, הלוקחות בכיוון של הגדלת הסיכוי להכנסות והקטנת הסיכוי להוצאות. ואולם, חשוב להימנע מהמלכודות הזו שתייצר תמונה ורודה יותר מהמציאות, ולהתבסס על דוחות משנים קודמות שמאפשרים תחזית מדויקת ככל האפשר. למעשה, כאשר רושמים הכנסות והוצאות בסעיף הזה כדאי לגבש עמדה זהירה, מעט פסימית יותר, על מנת שבמקרה "הגרוע" תופתעו לטובה ולא להיפך. זכרו שיש גם הוצאות והכנסות שכרגע נראות די צפויות, אך הדברים דינאמיים ויכולים להשתנות, כדוגמת לקוחות שאינם מפקידים את הצ'קים בזמן. בדיוק מסיבה זו יש להסתכל על הדו"ח ולעדכן אותו בתדירות גבוהה.

הסעיף השלישי של דוח תזרים מזומנים נותן לכם למעשה את התוצאה, את מצב הנזילות הצפוי בראייה עתידית. סעיף זה מתחיל ביתרה הנוכחית בחשבון הבנק ביום שבו התחלתם לנהל את הדוח, כאשר מכאן והלאה היתר מתעדכנת בהתאם להוצאות וההכנסות שהכנסתם בשני הסעיפים, דהיינו אלו שהינן ודאיות ואלו שאינן ודאיות. אמנם הסעיף הזה אינו מורכב מבחינת הרישום, אך ניתן לומר שהוא החשוב ביותר שכן הוא מביא את תחזית היתרה בחשבון ברמה היומית, ומכאן ניתן לגזור את המסקנות והצעדים כפי שתואר לעיל.

מילה אחרונה על חשיבות התזרים

לכל עסק יש 3 יסודות כלכליים – ההכנסות, הרווחיות ומצב התזרים. מי שלא בודק ומנטר את אפילו את אחד מהיסודות האלו, מפקיר היבט משמעותי של העסק והבעיות לא יאחרו לבוא. מבחינת התזרים, מחקרים רבים מוכיחים שבעיות נזילות הן הגורם המרכזי והראשון לסגירה של עסקים, שבעליהם נותרים עם מפח נפש וחובות גדולים. אז הקפידו על מעקב קבוע אחרי תזרים המזומנים באמצעות הדוח, ולמדו כיצד מוציאים ממנו מסקנות והחלטות מושכלות. אם אינכם בטוחים עדיין לגבי בניית דוח תזרים מזומנים, או שיש לכם צורך בייעוץ לגבי נושאים הקשורים בתזרים או בהיבטים פיננסיים אחרים של העסק, הנכם מוזמנים לפנות אלינו.