מארגנים אירוע חגיגי קטן - מה חשוב לוודא שלא שכחנו?

מהן הנקודות המרכזיות שכדאי לזכור ולקחת בחשבון כאשר מתכננים אירוע חגיגי קטן ואינטימי, כמו גם אירוע גדול ורב משתתפים? להלן מספר טיפים שיסייעו לכם לוודא כי האירוע שאתם מתכננים אכן יהיה מהנה ומושלם מכל בחינה, בדיוק כמו שאתם מדמיינים אותו –

אוכל מתאים לכולם – נקודה זו עשויה להישמע לחלקינו מעט טריוויאלית, אך בסופו של דבר אחד המרכיבים החשובים ביותר בכל אירוע חגיגי הוא כמובן האוכל. בעניין זה נרצה לוודא כמה דברים:

קודם כל, כי כמות האוכל שהזמנו או הכנו מספיקה לכל האורחים, ועדיף לעשות את החישוב עבור כמות גדולה יותר של אנשים, על מנת שלא ייגמר האוכל לפני שכולם נהנו ממנו.

שנית כל, וודאו האם ישנם אנשים עם הרגלי תזונה מיוחדים בין המוזמנים (צליאקים, טבעונים, אוכלי כשר או כשר למהדרין וכיוצ"ב). דאגה לכל אורח ולפרטים הקטנים היא שעושה אירוע למושלם.

קרדיט לתמונות FREEPIK

כמו כן, נרצה אוכל מתאים והולם לסוג האירוע, לשעה ביום הוא הוא נערך וכיוצ"ב. זה עשוי להיות חטיפים קלים בלבד עבור אירוע אחר צהריים קטן וקליל, או ארוחה דשנה ומלאה עם כמה מנות וקינוחים – תלוי בכם ובסוג האירוע בו אתם מעוניינים. בכל מקרה, כדאי לעדכן את המוזמנים בנוגע לסוג המזון שצפוי להיות מוגש.

אלכוהול ומשקאות חריפים – אף אירוע חגיגי בו משתתפים אנשים בוגרים אינו יכול להיות מושלם בלי בר כלשהו, המגיש משקאות חריפים ולפחות כמה סוגים בסיסיים של אלכוהול. גם אם מדובר באירוע משפחתי קטן יחסית, נרצה להציע לאורחים לפחות סוג אחד או שניים של בירה ויין, כמו גם אפשרות לאלכוהול חריף יותר. קוקטייל זה או אחר או כל סוג אחר של משקה אלכוהולי – כדאי לתת לאורחים לפחות את האופציה, שכן מדובר באחד המאפיינים הבסיסיים ביותר של כל אירוע חגיגי. במקרה של אירועים גדולים יותר נרצה כמובן בר של אלכוהול לאירועים ובמקרה זה כבר מדובר לרוב בשכירת חברה חיצונית (או ששוכרים בר במסגרת גן האירועים, למשל). בכל מקרה, גם אם נראה לכם שאף אחד מהאורחים אינו חובב אלכוהול בהכרח, עדיף שיהיה לפחות משהו אלכוהולי להגיש. תמיד יכול לשפר את מצב הרוח הכללי באירוע...

קרדיט לתמונות FREEPIK

לנוחיותכם, חנות אלכוהול בעיר אשקלון, כאן.

תוכן אומנותי ותשתית טכנית – מלבד לאוכל ואלכוהול, כמעט בכל אירוע חגיגי ישנו תוכן אומנותי כלשהו – סרטון, מצגת, נאום קצר וכיוצ"ב. במידה ואתם מעוניינים בתוכן כלשהו מסוג זה, וודאו כי יש לכם את התשתית הטכנית הנדרשת על מנת להציג אותו – רמקול, מיקרופון, מסך, מחשב וכיוצ"ב. עשו בדיקה או שתיים לפני, על מנת שהכל ירוץ חלק באירוע עצמו.

חניה – עם כמה מכוניות צפויים להגיע האורחים שלנו לאירוע? יש מספיק חניה לכל המכוניות האלו? במידה ולא (מקרה לא נדיר כשמדובר באירועים בתל אביב, למשל), כדאי לחשוב על חלופות מבעוד מועד.

מי אחראי לכל דבר במהלך האירוע? – במידה ואתם מפיקים את האירוע עם עוד אנשים, או שוכרים אנשי מקצוע ועובדים (מלצרים, ברמנים, עוזרי הפקה וכיוצ"ב), חשוב לתכנן בקפידה מי בדיוק אחראי על כל דבר ודבר במהלך האירוע. לאחר שהאירוע יתחיל הכל יקרה מהר, יהיו המון הסחות דעת ויהיה קשה לעשות את הסדר והתכנון האלו, במידה ולא עשיתם אותם מראש...